Bien des gens se plaignent de devoir assister à des réunions de travail presque quotidiennes, sans apercevoir un semblant d’efficacité dans l’atteinte des objectifs fixés. Certains disent que l’animateur est incompétent, d’autres que le temps de parole est trop court. Cet article vous informe sur les dispositions à prendre en vue de la réussite de votre prochaine réunion.
Une analyse au préalable de chaque participant
Préparer et animer efficacement une réunion ne se limite pas seulement à l’élaboration d’un plan d’action, une anticipation de la durée de la réunion et de la prise de parole. Afin d’amener tous les participants à prendre une décision efficace, vous devez responsabiliser l’ensemble des participants. Et pour ce faire, les compétences, les atouts et les faiblesses de chaque participant sont à étudier minutieusement. Si vous êtes un leader nouvellement nommé, la meilleure option est d’organiser des rencontres régulières.
Évidemment, en tant que chef, l’exemple vient de vous. D’ailleurs, il est impossible d’atteindre les objectifs si vous, l’organisateur de la réunion ne vous montrez pas à la hauteur dans votre tâche. Il sera alors plus facile pour vous de déléguer les tâches et de responsabiliser votre équipe.
Le début de la réunion : une étape cruciale
Pour bien débuter une réunion professionnelle, il est impératif de déterminer le sujet de la réunion et les informations nécessaires. Est-ce une réunion d’information, de formation ou autres ? Tout dépend des objectifs de la réunion. Par ailleurs, les documents y afférant doivent également être prêts et dupliqués par rapport au nombre de participants. Le but étant d’impliquer tout un chacun dans la vie et la prospérité de l’entreprise. Évitez également le monologue de plusieurs minutes. Les sujets abordés concernent tous les salariés. Faites en sorte que tout votre auditoire contribue à la prise de décision.
D’un autre côté, la dynamique de groupe s’obtient également en invitant une tierce personne ayant réussi dans un domaine similaire au vôtre. Il sera plus facile de garder l’attention et la concentration des personnes concernées.
La fin de la réunion où les actions commencent
Les concepts comme la prise de notes, le travail efficace et le suivi des réunions sont toujours appliqués, quel que soit le déroulement de la réunion. Ce qui détermine l’efficacité des réunions est l’action entreprise par les participants de chaque sujet abordé lors de la réunion. Pour ce faire, il est primordial de fournir un compte-rendu détaillé relatif à l’ordre du jour. Néanmoins, la résolution de chaque problème requiert un laps de temps approprié. Ne mettez pas la pression inutilement à vos collaborateurs si vous ne connaissez pas le délai nécessaire pour telle ou telle procédure.
Réciproquement, tout retard non justifié doit être suivi d’une explication valable, sous peine d’une sanction adéquate. Planifiez également un programme des réunions à venir, afin que votre équipe puisse s’y conformer et se préparer. De cette manière, le temps de réunion sera parfaitement anticipé et les participants pourront préparer et exposer leur point de vue et les objectifs atteints.
